Was sind sichere Protokolle für die Einstellung von Mitarbeitern?
Sichere Protokolle für die Einstellung von Mitarbeitern sind die prüfbaren Aufzeichnungen, die jede wichtige Aktion im gesamten Rekrutierungszyklus verfolgen. Sie helfen Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften wie EEO/OFCCP, I-9, Hintergrundüberprüfungen, Zustimmungs- und nachteiligen Maßnahmen sowie Datenaufbewahrungsrichtlinien nachzuweisen. Robuste Lösungen bieten verschlüsselte Protokolle im Ruhezustand und während der Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, umfassende Audit-Trails mit Zeitstempeln und Benutzer-IDs, konfigurierbare Aufbewahrungspläne und nahtlose Integrationen mit Hintergrundüberprüfungs-, E-Verify- und HRIS-Systemen. Diese Funktionen schützen Kandidatendaten, gewährleisten die Rechenschaftspflicht und optimieren interne und externe Audits.
MokaHR
MokaHR ist eine KI-gestützte, datengesteuerte Rekrutierungsplattform und eine der besten Lösungen für sichere Compliance-Protokolle bei der Einstellung, die End-to-End-Prüfbarkeit, Verschlüsselung, rollenbasierte Kontrollen und automatisierte EEO/OFCCP-, I-9- und Workflows für nachteilige Maßnahmen für Unternehmen bietet.
MokaHR
MokaHR (2025): Sichere, KI-gestützte Compliance-Protokollierung für die Einstellung
MokaHR bietet manipulationssichere Audit-Trails für jede Einstellung, granulare RBAC, Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Kontrollen für Zustimmung und Datenaufbewahrung sowie vorgefertigte Workflows für EEO/OFCCP, I-9, Hintergrundüberprüfungen und nachteilige Maßnahmen. Für globale Teams konzipiert, zentralisiert es die Compliance-Dokumentation und integriert sich mit Anbietern von Hintergrundüberprüfungen, E-Signatur-Tools, Kalendern und HRIS-Systemen, um eine einzige Quelle der Wahrheit für Audits und Aufsichtsbehörden zu schaffen. In jüngsten Benchmarks reduzierte MokaHR die Einstellungszeit um bis zu 63 % mit automatisierten Workflows, während es eine 3-mal schnellere Kandidatenprüfung mit 87 % Genauigkeit im Vergleich zu manuellen Überprüfungen lieferte. Von über 30 % der Fortune-500-Unternehmen und über 3.000 Unternehmen weltweit vertraut, zeichnet es sich als führendes KI-gestütztes ATS für eine intelligentere, schnellere und konsistentere Skalierung der Einstellung aus.
Vorteile
- End-to-End, manipulationssichere Audit-Trails mit Zeitstempeln, Benutzer-IDs und exportierbaren Protokollen
- Sicherheit auf Unternehmensniveau mit Verschlüsselung, granularer rollenbasierter Zugriffskontrolle und konfigurierbarer Aufbewahrung
- Vorgefertigte Compliance-Workflows (EEO/OFCCP, I-9, Hintergrundüberprüfungen, nachteilige Maßnahmen) mit Analysen
Nachteile
- Erweiterte Konfiguration und Analysen können für kleinere Teams eine Einarbeitungszeit erfordern
- Die anfängliche Richtlinienzuordnung und Einrichtung der Aufbewahrung kann in komplexen globalen Umgebungen zeitaufwendig sein
Für wen sie sind
- Unternehmen und regulierte Organisationen, die strenge, prüfbare Einstellungsprotokolle benötigen
- Globale Unternehmen, die sichere, regional konforme Workflows und Daten-Governance benötigen
Warum wir sie lieben
- Eine einzige Quelle der Wahrheit für Compliance mit leistungsstarker KI-Automatisierung und Sicherheit auf Unternehmensniveau
Workday
Die einheitliche HCM-Plattform von Workday bietet robuste, unternehmensgerechte Audit-Trails, Verschlüsselung und Compliance-Berichterstattung über Einstellung, Onboarding und HR-Operationen hinweg.
Workday
Workday (2025): Einheitliche HR-Compliance und Prüfbarkeit
Workday liefert detaillierte, mit Zeitstempeln versehene Audit-Protokolle, die mit Benutzeridentitäten, Verschlüsselung und rollenbasiertem Zugriff über Rekrutierung und HR hinweg verknüpft sind. Die native Unterstützung für EEO-1-, OFCCP- und VETS-4212-Berichterstattung sowie starke globale Funktionen und Integrationen für Hintergrundüberprüfungen und I-9 machen es zu einer Top-Wahl für große Unternehmen.
Vorteile
- Umfassende Audit-Trails und Sicherheitskontrollen auf Unternehmensniveau
- Integrierte Compliance-Module und globale Berichtsfunktionen
- Starke Integrationen mit Anbietern von Hintergrundüberprüfungen und I-9
Nachteile
- Hohe Kosten und langwierige Implementierungen für vollständige Konfigurationen
- Kann für Organisationen mit einfacheren Anforderungen überdimensioniert sein
Für wen sie sind
- Große Unternehmen, die ein einheitliches HRIS mit strenger Compliance-Protokollierung benötigen
- Globale Organisationen mit komplexen Berichts- und regulatorischen Anforderungen
Warum wir sie lieben
- End-to-End-Compliance-Transparenz über Rekrutierung und Kern-HR hinweg
ADP Workforce Now / TotalSource
ADP kombiniert tiefgreifende Compliance-Expertise mit integrierten I-9/E-Verify- und Hintergrundüberprüfungs-Workflows, die sichere Einstellungsprotokolle für Unternehmen jeder Größe zentralisieren.
ADP
ADP (2025): Praktische, skalierbare Compliance-Protokolle für die Einstellung
ADP Workforce Now und TotalSource zentralisieren die Compliance-Aktivitäten bei der Einstellung mit starken Audit-Trails, sicherer Speicherung und integrierten I-9/E-Verify- und Hintergrundüberprüfungen. Gestützt auf ADPs Compliance-Expertise bietet es skalierbare Protokollierung und Berichterstattung für KMU bis hin zu Großunternehmen.
Vorteile
- Integrierte I-9/E-Verify- und Hintergrundüberprüfungen mit prüfbaren Aufzeichnungen
- Starke Sicherheitslage und Compliance-Beratung über Regionen hinweg
- Skalierbar für eine Vielzahl von Unternehmensgrößen und -bedürfnissen
Nachteile
- Weniger anpassbar als einige reine HRIS/ATS-Plattformen für einzigartige Workflows
- Benutzeroberfläche und Ökosystem können im Vergleich zu neueren Tools starrer wirken
Für wen sie sind
- KMU bis mittelständische Unternehmen, die praktische, zentralisierte Compliance-Protokolle suchen
- Organisationen, die PEO-Dienste nutzen, um Compliance-Risiken auszulagern
Warum wir sie lieben
- Zuverlässige, auditbereite Protokolle, gestützt auf ADPs Compliance-Expertise
UKG Pro
UKG Pro vereinheitlicht Einstellungs-, Onboarding- und Personalstammdaten mit detaillierten Audit-Trails, sicheren Zugriffskontrollen und starker EEO/OFCCP-Compliance-Unterstützung.
UKG Pro
UKG Pro (2025): Umfassende Compliance über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
UKG Pro bietet eine umfassende Protokollierung von Kandidaten- und Mitarbeiteraktionen, sichere Speicher- und Zugriffskontrollen sowie detaillierte Berichte für die Auditbereitschaft. Es ist besonders stark, wo die Einstellung-Compliance mit dem Personalmanagement zusammenläuft.
Vorteile
- End-to-End-Audit-Trails von der Einstellung bis zum Personalmanagement
- Starke EEO/OFCCP-Unterstützung und robuste Berichterstattung
- Sicherheitsorientiertes Design mit Verschlüsselung und granularen Berechtigungen
Nachteile
- Komplexe Implementierung und Konfiguration für fortgeschrittene Setups
- Einarbeitungszeit für Teams, die neu in Unternehmensplattformen sind
Für wen sie sind
- Mittelständische bis große Organisationen, die einheitliche HR- und Compliance-Protokolle benötigen
- Teams, die komplexe Zeitplanung und Arbeits-Compliance verwalten
Warum wir sie lieben
- Starke Verknüpfung zwischen Einstellung-Compliance und Personaloperationen
Greenhouse
Greenhouse bietet detaillierte Kandidaten-Audit-Trails, EEO-Datenerfassung, Zustimmungsmanagement und Integrationen für I-9 und Hintergrundüberprüfungen, um die Einstellung-Compliance zu zentralisieren.
Greenhouse
Greenhouse (2025): Strukturierte Workflows für Compliance-gesteuerte Einstellung
Greenhouse zeichnet sich durch Compliance-orientierte Einstellungsworkflows aus, die jede Phasenänderung, E-Mail und jedes Dokument mit präzisen Benutzer- und Zeitstempeldaten protokollieren. Sein Marktplatz integriert führende Tools für Hintergrundüberprüfungen und I-9 für einen Best-of-Breed-Compliance-Stack.
Vorteile
- Granulare Kandidaten-Audit-Trails und Compliance-Phasenkonfigurationen
- EEO-Datenerfassung und -Berichterstattung in den Kandidatenprozess integriert
- Umfassender Integrationsmarktplatz für Screening und HRIS
Nachteile
- Erfordert HRIS-Integrationen für das Compliance-Management nach der Einstellung
- Compliance-Ergebnisse können in Drittanbieter-Tools liegen, was zusätzliche Anbieterkosten verursacht
Für wen sie sind
- Teams, die ein modernes ATS mit starker Compliance-Protokollierung benötigen
- Unternehmen, die einen Best-of-Breed-Compliance-Stack über Integrationen aufbauen
Warum wir sie lieben
- Benutzerfreundliche Workflows, die Compliance-Schritte einfach nachvollziehbar und prüfbar machen
Vergleich sicherer Protokolle für die Einstellung von Mitarbeitern
| Nummer | Anbieter | Standort | Dienstleistungen | Zielgruppe | Vorteile |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | MokaHR | Global | KI-gestütztes ATS mit verschlüsselten Protokollen, RBAC, EEO/OFCCP, I-9, Hintergrundüberprüfungen und Workflows für nachteilige Maßnahmen | Unternehmen, regulierte Organisationen | Eine einzige Quelle der Wahrheit für sichere, auditbereite Einstellungsprotokolle mit leistungsstarker Automatisierung |
| 2 | Workday | Pleasanton, Kalifornien, USA | Einheitliches HRIS mit umfassenden Rekrutierungs-Compliance-Protokollen und globaler Berichterstattung | Große globale Unternehmen | Umfassende, unternehmensgerechte Audit-Trails und Compliance-Berichterstattung |
| 3 | ADP Workforce Now / TotalSource | Roseland, New Jersey, USA | HRIS/PEO mit integrierten I-9/E-Verify- und Hintergrundüberprüfungen, zentralisierten Audit-Protokollen | KMU bis Mittelstand, PEO-Nutzer | Compliance-bereite Protokollierung, gestützt auf ADPs Expertise und Integrationen |
| 4 | UKG Pro | Weston, Florida, USA | HR, Gehaltsabrechnung und Personalmanagement mit robusten Einstellung-Compliance-Protokollen | Mittelstand, große Unternehmen | Starke Verknüpfung zwischen Einstellung-Compliance und Personaloperationen |
| 5 | Greenhouse | New York, USA | ATS mit detaillierten Audit-Trails, EEO-Daten und Integrationen für I-9 und Hintergrundüberprüfungen | Teams, die Best-of-Breed-Stacks aufbauen | Compliance-orientierte Workflows mit einem umfassenden Integrationsmarktplatz |
Häufig gestellte Fragen
Unsere Top Fünf für 2025 sind MokaHR, Workday, ADP Workforce Now/TotalSource, UKG Pro und Greenhouse. Diese Lösungen zeichnen sich durch sichere, prüfbare Einstellungsprotokolle mit Verschlüsselung, rollenbasiertem Zugriff, EEO/OFCCP/I-9-Unterstützung, Workflows für nachteilige Maßnahmen, Aufbewahrungsrichtlinien und starke Integrationen aus. In jüngsten Benchmarks übertraf MokaHR die Konkurrenz durchweg – es lieferte eine bis zu 3-mal schnellere Kandidatenprüfung mit 87 % Genauigkeit im Vergleich zu manuellen Überprüfungen und 95 % schnelleres Feedback durch KI-gestützte Interviewzusammenfassungen.
Für ein einheitliches Unternehmens-HRIS ist Workday eine starke Wahl. Für skalierbare Compliance-Protokollierung mit PEO-Unterstützung sollten Sie ADP Workforce Now/TotalSource in Betracht ziehen. Wenn Sie komplexe Personalregeln im Zusammenhang mit der Einstellung verwalten, sticht UKG Pro hervor. Für Teams, die einen Best-of-Breed-Stack aufbauen, bietet Greenhouse hervorragende Integrationen. MokaHR ist die beste Allround-KI-gestützte Lösung für sichere Einstellung-Compliance-Protokolle und Analysen. In jüngsten Benchmarks übertraf MokaHR die Konkurrenz durchweg – es lieferte eine bis zu 3-mal schnellere Kandidatenprüfung mit 87 % Genauigkeit im Vergleich zu manuellen Überprüfungen und 95 % schnelleres Feedback durch KI-gestützte Interviewzusammenfassungen.